Cara Submit Artikel di OJS: Panduan Langkah demi Langkah

Sebagian besar jurnal di Indonesia, termasuk jurnal SINTA, menerima naskah lewat Open Journal Systems (OJS). Tampilannya mirip di banyak jurnal, tapi bagi yang baru pertama kali submit, langkahnya sering membingungkan: harus daftar di mana, file apa yang diunggah, dan kenapa ada kolom yang tidak bisa dilewati.

Panduan ini membahas cara submit artikel di OJS dari awal sampai naskah masuk ke meja editor.

Apa itu OJS?

OJS adalah perangkat lunak pengelola jurnal buatan Public Knowledge Project (PKP). Jurnal memakainya untuk menerima naskah, mengatur review, menyunting, dan menerbitkan artikel. Setiap jurnal memasang OJS di websitenya sendiri, jadi akun di satu jurnal tidak berlaku di jurnal lain. Kamu perlu daftar ulang di setiap jurnal yang dituju.

Versi yang banyak dipakai sekarang adalah OJS 3.3 dan 3.4. Urutan langkahnya sedikit berbeda, tapi isi yang diminta sama.

Persiapan sebelum submit

Siapkan ini dulu supaya proses submit tidak terputus di tengah jalan:

• Naskah sesuai template jurnal. Unduh template dari menu Author Guidelines atau Template. Naskah yang tidak memakai template sering langsung dikembalikan.
• Versi naskah tanpa identitas penulis, kalau jurnal memakai blind review. Hapus nama, afiliasi, dan ucapan terima kasih, termasuk nama penulis di properti file.
• Data semua penulis: nama lengkap, email aktif, afiliasi, negara, dan ORCID kalau ada.
• Judul, abstrak, dan kata kunci dalam bahasa yang diminta jurnal, siap disalin.
• Daftar pustaka yang rapi, sebaiknya dikelola dengan Mendeley atau Zotero.
• Dokumen pendukung kalau diminta, misalnya surat pernyataan orisinalitas, hasil cek similarity, atau cover letter. Lihat cara membuat cover letter jurnal.

Baca juga halaman Focus and Scope jurnal. Naskah di luar ruang lingkup jurnal hampir pasti ditolak tanpa direview.

Langkah 1: Daftar akun di jurnal tujuan

1. Buka website jurnal, klik Register di pojok kanan atas.
2. Isi nama, afiliasi, negara, email, username, dan password.
3. Centang persetujuan pengumpulan data. Pastikan peran Author ikut tercentang. Kalau tidak, kamu tidak bisa membuat submission.
4. Buka email dan klik tautan verifikasi kalau jurnal memintanya.

Kalau sudah punya akun tapi hanya sebagai Reader atau Reviewer, buka View Profile lalu tab Roles, dan centang Author.

Langkah 2: Mulai submission baru

Setelah login, buka Dashboard lalu klik New Submission. Di OJS 3.3 kamu akan melihat lima tahap: Start, Upload Submission, Enter Metadata, Confirmation, dan Next Steps. Di OJS 3.4, tahapnya bernama Details, Upload Files, Contributors, For the Editors, dan Review.

Di tahap awal, biasanya kamu diminta:

• Memilih section, misalnya Articles atau Research Articles.
• Mencentang daftar syarat submission (submission requirements). Baca satu per satu. Isinya biasanya: naskah belum pernah terbit, memakai template, dan mengikuti gaya sitasi jurnal.
• Menulis komentar untuk editor (opsional). Bagian ini bisa diisi ringkasan singkat atau ditempel isi cover letter.
• Menyetujui pernyataan hak cipta dan kebijakan privasi.

Langkah 3: Unggah file naskah

1. Pilih jenis file, biasanya Article Text. Untuk lampiran pilih jenis lain, misalnya Supplementary File.
2. Unggah file dalam format yang diminta, umumnya .doc atau .docx. Hindari PDF kecuali jurnal memintanya, karena editor perlu menyunting naskah.
3. Beri nama file yang jelas, misalnya Naskah_Judul-Singkat.docx, tanpa nama penulis untuk blind review.

Kalau salah unggah, file masih bisa dihapus atau diganti selama submission belum dikirim.

Langkah 4: Isi metadata

Metadata adalah data artikel yang nanti tampil di website jurnal dan dikirim ke pengindeks. Isi dengan teliti, karena kesalahan di sini ikut terbawa saat artikel terbit.

• Judul dan subjudul. Ikuti aturan huruf kapital jurnal.
• Abstrak. Salin dari naskah. Periksa simbol, huruf miring, dan batas jumlah kata. Panduan menulisnya ada di cara menulis abstrak jurnal.
• Kontributor. Tambahkan semua penulis dengan urutan yang benar, lalu tandai penulis korespondensi (primary contact). Nama yang ditulis di sini yang akan tampil saat artikel terbit.
• Kata kunci. Ketik satu kata kunci lalu tekan Enter sebelum menulis yang berikutnya.
• Referensi. Sebagian jurnal meminta daftar pustaka ditempel di kolom ini. Pisahkan setiap referensi dengan baris baru.
• Bahasa, pendanaan, dan data lain sesuai permintaan jurnal.

Langkah 5: Periksa dan kirim

Di tahap konfirmasi, periksa lagi ringkasan submission. Setelah klik Finish Submission atau Submit, naskah tidak bisa diubah sendiri lagi. Kamu akan menerima email konfirmasi, dan status di dashboard berubah menjadi Submission.

Setelah submit: membaca status naskah

Status di dashboard menunjukkan posisi naskahmu:

• Submission: naskah sedang dicek editor, termasuk kesesuaian topik, template, dan similarity.
• Review: naskah sedang ditelaah reviewer.
• Copyediting: naskah diterima dan sedang disunting.
• Production: naskah sedang ditata untuk terbit.

Semua komunikasi dengan editor berlangsung lewat menu Discussion di submission dan lewat email. Rajin cek folder spam. Kalau editor meminta revisi, unggah versi revisi lewat submission yang sama, jangan membuat submission baru. Cara menanggapinya ada di cara membalas komentar reviewer.

Kesalahan yang sering terjadi

• Daftar tanpa peran Author, sehingga tombol New Submission tidak muncul.
• Nama penulis masih ada di file yang seharusnya anonim.
• Urutan atau ejaan nama penulis salah di metadata. Mengubahnya setelah terbit jauh lebih repot.
• Submit ke jurnal palsu. Ada website tiruan yang meniru tampilan OJS jurnal asli. Cocokkan alamat website dengan profil jurnal di SINTA. Caranya ada di cara cek akreditasi jurnal SINTA.
• Submit ke dua jurnal sekaligus. Ini melanggar etika publikasi. Tunggu keputusan satu jurnal atau tarik naskah secara resmi dulu.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah submit di OJS dipungut biaya? Membuat akun dan submit umumnya gratis. Sebagian jurnal memungut biaya pemrosesan artikel setelah naskah diterima. Informasinya ada di menu Author Fees atau Article Processing Charge.

Berapa lama sampai ada kabar setelah submit? Tergantung jurnal. Ada yang memberi keputusan awal dalam beberapa hari, ada yang beberapa minggu. Gambaran lengkapnya ada di berapa lama proses publikasi jurnal.

Lupa password atau email verifikasi tidak masuk? Gunakan tautan Forgot your password? di halaman login. Kalau tetap gagal, hubungi kontak jurnal di menu Contact.

Butuh bantuan submit?

Helpin Publisher mendampingi proses dari pemilihan jurnal, penyesuaian template, sampai submit dan revisi. Mulai dengan konsultasi gratis atau lihat jasa publish jurnal SINTA.